Инна Завадская: как понять, нужен ли комплаенс вашей компании?

Вопрос о внедрении комплаенса любая компания решает без помощи других.

Одним это не ко времени, потому что трудно принять решение о дополнительных расходах прежде чем набитые собственные шишки или масштабы бизнеса не позволяют развернуться по полной. Остальные полагаются на то, что «как-то оно будет». Дальновидные и чуткие начинают задумываться.

Чтобы выяснить, нужен ли комплаенс вашей компании, предлагаю руководителям провести самоинтервьюирование – такой чек-ап системы. Можно даже организовать стратегическую сессию с руководителями отделов.

Предлагаемые вопросы станут ориентиром в понимании потребностей:

1. У компании нет стандартизированных операционных процедур, задокументированных бизнес-процессов, работники руководствуются общими рекомендациями, не формализованными другим способом.

2. Нет внутренних правил поведения.

3. Внутренние правила поведения утверждены, но есть только на бумаге /распространяются не на всех работников/ предусматривают множество исключений, что приводит к потере сущности.

4. Нет должностных инструкций работников, должностные обязанности не зафиксированы, невозможно определить и разграничить зоны ответственности.

5. Нет шаблонов документов (договоров), алгоритмов деятельности, диджитализации.

6. Имеющиеся неурегулированные конфликты интересов между сотрудниками компании или сотрудниками и клиентами.

7. Большинство недостатков оказывается клиентами, партнерами, контролирующими органами, а не органами контроля компании.

8. Нет практики анализа результатов проверок / инцидентов / жалоб, разработки и внедрения мер по устранению нарушений, контролю за недопущением их в дальнейшем.

9. Имеются нередкие случаи применения мер воздействия/штрафных санкций и, как следствие, потери ресурсов.

10. Нехороший стиль компании в очах регуляторных и контролирующих органов, что затрудняет коммуникацию с ними.

11. Бизнес-процессы перегружены дополнительными действиями, что связано с несовершенным знанием законов и желанием перестраховаться. В результате услуги не гибкие, не удобные, не прозрачные – это снижает их привлекательность.

12. Проблематическое прохождение банковского комплаенса. Деятельность и операции компании вызывают много дополнительных вопросов у обслуживающих банков. Имеющиеся отказы в проведении финансовых операций/обслуживании.

13. У компании нет юридической функции или ее уровень низкий.

14. Имеется практика закрепления за конкретными работниками клиентов/контрагентов и отсутствует система ротации.

15. Компания доминирует на рынке, что снижает мотивацию ведения добропорядочного бизнеса.

16. Деятельность компании может повлечь за собой экологические риски, риски несчастных случаев или производственных травм, привести к социальной ответственности за причинение вреда работникам или клиентам.

17. Есть риск выпуска низкокачественных продуктов, не соответствующих ожидаемому уровню или предоставления услуг, нарушающих законы и правила.

18. Недостает информации о владельцах/менеджменте компании или же эта информация ограничена.

19. Учредители имеют множество юридических лиц, что не обосновывается потребностями бизнес-деятельности.

20. Непрозрачная бенефициарная собственность, наличие у владельца компании истории создания юридических лиц с непродолжительным сроком существования, владелец – публичный деятель или лицо, связанное с общественными деятелями.

21. Имеющиеся признаки, свидетельствующие о небезупречной репутации компании (разоблачительные публикации в медиа, судебные дела, утрата лояльности клиентов).

22. Имеющиеся факты коммерческого мошенничества, недобросовестных действий с собственностью компании.

23. Недостает сплоченности команды, низкая вовлеченность работников в процесс управления и алгоритм достижения результатов.

24. Компания не представлена/малоактивна в социальных сетях и сети «Интернет».

25. Компания имеет амбициозные цели, направленная на устойчивое развитие, долгосрочные перспективы, привлечение инвестиций и не желает терять наработки из-за недостаточного контроля.

Добавьте к этому нестабильное изменяющееся законодательство, наличие законодательных пробелов, нехватку стабильной правоприменительной практики, напряженную экономическую и политическую ситуацию, военную агрессию – и станет понятно, что работать и не нарушать никакого закона в современных условиях невозможно.

Однако игнорирование рисков будет еще большей ошибкой. Лучше подготовиться: понять собственные риски и построить бизнес-процессы так, чтобы сознательно смягчать их. Над этим, собственно, и работает комплаенс. Инна Завадская, руководитель службы комплаенса финансовой компании Activitis