Інна Завадська: як зрозуміти, чи потрібен комплаєнс вашій компанії?

Питання запровадження комплаєнсу кожна компанія вирішує самостійно.

Одним це не на часі, бо важко ухвалити рішення про додаткові витрати перш ніж набиті власні ґулі або ж масштаби бізнесу не дають змогу розгорнутися на повну. Інші покладаються на те, що «якось воно буде». Далекоглядні та обачливі починають замислюватись.

Щоб з'ясувати, чи потрібен комплаєнс вашій компанії, пропоную керівникам провести самоінтерв'ювання – такий собі чек-ап системи. Можна навіть організувати стратегічну сесію з очільниками відділів.

Запропоновані питання стануть орієнтиром у розумінні потреб:

1. У компанії немає стандартизованих операційних процедур, задокументованих бізнес-процесів, працівники керуються загальними рекомендаціями, які не формалізовані в інший спосіб.

2. Немає внутрішніх правил поведінки.

3. Внутрішні правила поведінки затверджені, але є тільки на папері / поширюються не на всіх працівників/ передбачають безліч винятків, що призводить до втрати сутності.

4. Немає посадових інструкцій працівників, посадові обов'язки не зафіксовані, неможливо визначити та розмежувати зони відповідальності.

5. Немає шаблонів документів (договорів), алгоритмів діяльності, диджиталізації.

6. Наявні неврегульовані конфлікти інтересів між працівниками компанії або між працівниками та клієнтами.

7. Більшість недоліків виявляється клієнтами, партнерами, контролювальними органами, а не органами контролю компанії.

8. Немає практики аналізу результатів перевірок / інцидентів / скарг, розроблення та впровадження заходів щодо усунення порушень, контролю за недопущенням їх надалі.

9. Наявні непоодинокі випадки застосування заходів впливу / штрафних санкцій та, як наслідок, втрати ресурсів.

10. Негативний імідж компанії в очах регуляторних та контролювальних органів, що ускладнює комунікацію з ними.

11. Бізнес-процеси перевантажені додатковими діями, що спричинено недосконалим знанням законів та бажанням перестрахуватись. У результаті послуги не гнучкі, не зручні, не прозорі – це знижує їхню привабливість.

12. Проблематичне проходження банківського комплаєнсу. Діяльність та фінансові операції компанії викликають багато додаткових питань в обслуговчих банків. Наявні відмови в проведенні фінансових операцій / в обслуговуванні.

13. У компанії немає юридичної функції або її рівень низький.

14. Наявна практика закріплення за конкретними працівниками клієнтів / контрагентів та немає системи ротації.

15. Компанія домінує на ринку, що знижує мотивацію ведення доброчесного бізнесу.

16. Діяльність компанії може спричинити екологічні ризики, ризики нещасних випадків або виробничих травм, призвести до соціальної відповідальності за завдання шкоди працівникам або клієнтам.

17. Є ризик випуску низькоякісних продуктів, що не відповідають очікуваному рівню, або надання послуг, які порушують закони й правила.

18. Бракує інформації про власників / менеджмент компанії або ж ця інформація обмежена.

19. Засновники мають велику кількість юридичних осіб, що не обґрунтовується потребами бізнес-діяльності.

20. Непрозора бенефіціарна власність, наявність у власника компанії історії створення юридичних осіб з нетривалим терміном існування, власник – публічний діяч або особа, пов'язана з громадськими діячами.

21. Наявні ознаки, що свідчать про небездоганну репутацію компанії (викривальні публікації в медіа, судові справи, втрата лояльності клієнтів).

22. Наявні факти комерційного шахрайства, недобросовісних дій із власністю компанії.

23. Бракує згуртованості команди, низька залученість працівників до процесу управління та алгоритму досягнення результатів.

24. Компанія не представлена / малоактивна в соціальних мережах та мережі «Інтернет».

25. Компанія має амбітні цілі, спрямована на сталий розвиток, довгострокові перспективи, залучення інвестицій і не бажає втрачати напрацювання через недостатній контроль.

Додайте до цього нестабільне законодавство, яке безперервно змінюється, наявність законодавчих прогалин, брак стабільної правозастосовної практики, напружену економічну та політичну ситуацію, військову агресію – і стане зрозуміло, що працювати та не порушувати жодного закону в сучасних умовах неможливо.

Проте ігнорування ризиків буде ще більшою помилкою. Краще підготуватися: зрозуміти власні ризики та побудувати бізнес-процеси так, щоб свідомо їх пом'якшувати. Над цим, власне, і працює комплаєнс.

Інна Завадська, керівниця служби комплаєнсу фінансової компанії Activitis